Registres de protection des données

Le document contient trois registres principaux pour suivre la conformité liée à la protection des données :\n\n- Registre des fiches de traitements\n- Registre d’exercice des droits\n- Registre des violations de données\n\nLa table Registre des Fiches de Traitements permet de documenter les traitements de données personnelles d’une organisation.\n\nElle contient notamment :\n\n- le nom du traitement ;\n- la référence de la fiche ;\n- les dates de création et de mise à jour ;\n- le service métier responsable ;\n- la finalité principale ;\n- les sous-finalités ;\n- l’origine des données ;\n- les applications concernées ;\n- la base de licéité ;\n- le responsable du traitement ;\n- le délégué à la protection des données ;\n- les canaux de collecte ;\n- la durée de conservation ;\n- l’hébergement du traitement ;\n- les sous-traitants éventuels ;\n- le statut de la fiche.\n\nLe registre permet aussi de qualifier les catégories de données traitées, par exemple :\n\n- état civil, identité et données d’identification ;\n- vie professionnelle ;\n- informations économiques et financières ;\n- données de connexion ;\n- données de localisation ;\n- vie personnelle ;\n- données Internet ;\n- données sensibles ou particulières.\n\nDes champs spécifiques permettent d’identifier les traitements sensibles, notamment en cas de données relatives à la santé, opinions politiques, convictions religieuses, appartenance syndicale, données biométriques, données génétiques, infractions, numéro national d’identification ou transferts hors Union européenne.\n\nLa table Registre Exercice des Droits permet de suivre les demandes liées aux droits des personnes concernées.\n\nElle centralise :\n\n- la référence de la demande ;\n- la date de demande ;\n- l’origine de la demande ;\n- le droit exercé ;\n- la nature de la demande ;\n- la date de transmission ;\n- le service responsable ;\n- la date de réponse ;\n- la décision apportée ;\n- les motifs ou commentaires ;\n- les apprentissages ;\n- le statut de traitement.\n\nLes droits suivis incluent notamment :\n\n- droit à l’information ;\n- droit d’accès ;\n- droit de rectification ;\n- droit à l’effacement ;\n- droit d’opposition ;\n- droit à la portabilité ;\n- droit à la limitation.\n\nLa table Registre Violation des Données sert à tracer les incidents de sécurité ou violations de données personnelles.\n\nElle permet de renseigner :\n\n- la date de violation ;\n- la date de constatation ;\n- la date de notification ;\n- la nature de la violation ;\n- le nombre de personnes concernées ;\n- les catégories de personnes concernées ;\n- les conséquences de la violation ;\n- les mesures prises ou à prendre ;\n- la déclaration CNIL ;\n- la référence CNIL ;\n- le statut ;\n- les commentaires.\n\nLes vues permettent de :\n\n- déclarer un nouveau traitement via un formulaire publié ;\n- consulter les fiches de traitements ;\n- afficher une fiche de traitement détaillée ;\n- suivre les demandes d’exercice de droits ;\n- séparer les informations de la demande et son suivi ;\n- enregistrer les violations de données ;\n- consulter le détail d’une violation ;\n- identifier visuellement les statuts et les fiches sensibles.\n\nLe template inclut des règles conditionnelles pour mettre en évidence les statuts, les demandes en cours, les demandes traitées, les cas complexes et les traitements sensibles.\n\nIl convient à une organisation qui souhaite structurer sa documentation RGPD, faciliter le travail du DPO et conserver une trace claire des traitements, demandes et incidents liés aux données personnelles.